أصحاب المصلحة ودورهم في إدارة المشاريع

من هم أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع؟

يشمل مصطلح “أصحاب المصلحة” جميع الأفراد والمجموعات الذين يتأثرون بنتائج مشروع معين، حيث يتفاعل هؤلاء الأفراد مع مختلف مراحل المشروع، وفي المقابل، فإن مدخلاتهم تؤثر بشكل كبير على نتائج العملية. لذا، من الضروري بناء قنوات تواصل فعالة بين أصحاب المصلحة في كل مشروع.

تصنيفات أصحاب المصلحة في المشاريع

يمكن تقسيم أصحاب المصلحة في المشاريع إلى فئتين رئيسيتين:

أصحاب المصلحة الداخلية

يمثل هؤلاء الأفراد الذين يتبادلون التأثير مع قرارات الشركة وأداءها ونتائجها، وينتمون إلى الفئات التالية:

• فريق المشروع:

يتكون من الأفراد الذين يعملون على تنفيذ مشروع معين، مع التركيز على تحقيق أهدافه.

• مدير المشروع:

يتحمل مدير المشروع مسؤولية التخطيط والتنظيم والتنفيذ للمشروع.

• راعي المشروع:

يتولى رعاة المشروع مسؤولية التمويل وتوفير الموارد اللازمة لضمان سير العمل، فهم يمتلكون المشروع.

• الفرق الداخلية:

تتضمن الفرق الأخرى التي قد تستفيد من نتائج المشروع، مثل فريق المبيعات.

أصحاب المصلحة الخارجية

يشمل هؤلاء الأفراد الذين لا يعملون بشكل مباشر مع الشركة أو المشروع، ولكنهم يتأثرون بنتائجه ومن بين هذه الفئات:

• العملاء الخارجيون.
• المستخدم النهائي.
• المقاولون الثانويون.
• الجهات الحكومية.
• المزودون.
• المجتمع.

وظائف أصحاب المصلحة

تتعدد الوظائف التي يمكن أن يسهم بها أصحاب المصلحة في المشاريع، ومنها:

• تمكين الفريق العامل:

تسهم هذه الفئة في تحقيق تغييرات مستدامة من خلال اتخاذ القرارات وتقديم الدعم اللازم لضمان الاستدامة.

• بناء العلاقات:

يتحقق ذلك إما من خلال تعزيز العلاقات المتبادلة المنفعة أو إنشاء علاقات جديدة.

• تحسين المؤسسة:

يتم ذلك عبر التركيز على القضايا الحيوية وتعزيز دور المسؤولية المجتمعية.

• زيادة فرص نجاح المشروع:

يمكن تحقيق ذلك من خلال إشراك مجموعات مؤثرة وتحويلها إلى حلفاء يدعمون المشروع مما يعزز احتمالات النجاح.

• التثقيف:

يعتبر أصحاب المصلحة من المصادر الثمينة للمعلومات في سياق المشروع.

استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة

من الضروري اتباع النصائح التالية لضمان إدارة فعالة لأصحاب المصلحة:

• تحديد أصحاب المصلحة في المشروع:

تعتبر هذه الخطوة الأولى في وضع خطة شاملة لإدارة أصحاب المصلحة.

• تصنيف أصحاب المصلحة حسب الأولوية:

من المهم التعرف على الأفراد الأكثر تأثيراً في كل مرحلة من مراحل المشروع، وضمان الاهتمام بأكثرهم أهمية.

• مقابلة أصحاب المصلحة:

يجب التعرف على توقعاتهم واهتماماتهم المصاحبة للمشروع، والنظر في أي مخاوف قد تكون لديهم.

• تحضير شبكة السلطة والاهتمام:

تساعد هذه الطريقة في التعرف على أصحاب المصلحة ذوي السلطة الأكبر والأكثر اهتماماً بالمشروع.

• تحديد وإدارة التوقعات:

عن طريق فهم آراء أصحاب المصلحة في كل مرحلة من مراحل المشروع وأخذ توقعاتهم بعين الاعتبار.